Akta kelahiran menjadi salah satu dokumen kependudukan yang diperlukan sejak seorang anak mulai tercatat secara resmi dalam administrasi negara. Dokumen ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari pembuatan KTP dan paspor hingga proses pendaftaran sekolah.
Pengajuan akta kelahiran kini dapat dilakukan secara daring melalui aplikasi pelayanan Dukcapil yang disediakan sesuai wilayah domisili. Bagi masyarakat yang tinggal di Kota Medan, permohonan juga tersedia melalui platform Sibisa.
Syarat Akta Kelahiran bagi WNI
Warga Negara Indonesia perlu menyiapkan sejumlah dokumen sebelum mengirimkan permohonan. Berkas yang dibutuhkan antara lain:
- Surat keterangan kelahiran dari dokter, bidan, atau penolong persalinan.
- Buku nikah atau kutipan akta perkawinan ayah dan ibu.
- Kartu Keluarga (KK) yang masih berlaku.
- e-KTP asli kedua orang tua.
- e-KTP dari dua orang saksi.
- SPTJM tentang Kebenaran Data Kelahiran.
- SPTJM sebagai Pasangan Suami-Istri bagi orang tua yang belum mempunyai dokumen perkawinan resmi.
- Surat pengantar RT dan RW apabila proses persalinan berlangsung di rumah.
Seluruh informasi pada berkas sebaiknya diperiksa terlebih dahulu agar sama dengan data kependudukan yang tercatat. Dokumen yang diunggah juga harus memiliki gambar yang jelas sehingga tulisan dan informasi di dalamnya dapat dibaca petugas.
Dokumen yang Dibutuhkan WNA
Warga Negara Asing memiliki persyaratan yang berbeda. Dokumen yang harus dipersiapkan meliputi:
- Surat keterangan kelahiran dari fasilitas kesehatan atau tenaga medis.
- Akta perkawinan atau bukti pernikahan yang sah.
- Paspor, dokumen perjalanan, dan visa yang masih berlaku.
- Kartu izin tinggal dari pihak imigrasi.
- e-KTP salah satu orang tua apabila salah satu orang tua berstatus WNI.
- SPTJM sesuai ketentuan yang berlaku.
Langkah Mengajukan Akta Kelahiran Secara Online melalui Dukcapil
Pengajuan daring dapat dilakukan dengan mengikuti tahapan berikut:
- Unduh aplikasi pelayanan Dukcapil yang digunakan di wilayah tempat tinggal melalui Google Play Store.
- Registrasikan akun dengan memasukkan NIK, email, serta data pribadi sesuai KTP.
- Pilih menu layanan Akta Kelahiran.
- Masukkan data bayi dan kedua orang tua secara lengkap.
- Unggah seluruh dokumen persyaratan dalam format JPG atau PDF.
- Tunggu proses pemeriksaan dan validasi yang dilakukan petugas Dukcapil.
- Setelah permohonan disetujui, akta diterbitkan menggunakan tanda tangan elektronik.
- Informasi bahwa proses telah selesai akan dikirim melalui email.
- Dokumen yang telah terbit dapat dicetak secara mandiri.
Sebelum menekan tombol pengiriman, pemohon sebaiknya memastikan seluruh informasi sudah benar. Apabila terdapat data yang tidak sesuai atau dokumen belum memenuhi ketentuan, permohonan dapat dikembalikan untuk diperbaiki.
Cara Mengurus Akta Kelahiran lewat Sibisa Medan
Masyarakat yang berdomisili di Kota Medan dapat memakai Sibisa untuk mengajukan pembuatan akta kelahiran tanpa harus datang langsung. Prosesnya dilakukan melalui beberapa tahap berikut:
- Akses sibisa.pemkomedan.go.id atau buka aplikasi Sibisa.
- Pilih menu Daftar Sekarang untuk membuat akun.
- Masuk ke layanan pembuatan Akta Kelahiran.
- Ambil foto dan unggah seluruh persyaratan dengan hasil gambar yang jelas.
- Tekan Submit untuk mengirim permohonan.
- Gunakan akun Sibisa untuk melihat perkembangan status pengajuan.
- Setelah permohonan disetujui, dokumen fisik akan dikirim melalui Pos Indonesia ke alamat pemohon.
- Bayar ongkos pengiriman sebesar Rp12.000 melalui saluran pembayaran Bank Sumut.
Apakah Pembuatan Akta Kelahiran Dipungut Biaya?
Penerbitan akta kelahiran tidak dikenakan biaya, baik pengurusannya dilakukan secara langsung maupun melalui layanan online.
Adapun nominal Rp12.000 yang dikenakan kepada pengguna Sibisa di Medan bukan merupakan biaya pembuatan akta. Jumlah tersebut hanya digunakan untuk keperluan pengiriman dokumen fisik kepada pemohon.
Hal yang Perlu Diperhatikan agar Pengajuan Lancar
Kualitas dokumen yang diunggah menjadi bagian penting dalam proses pemeriksaan. Pastikan hasil foto atau pemindaian KTP, KK, surat keterangan lahir, buku nikah, serta dokumen pendukung lainnya tidak buram, terlalu gelap, terpotong, ataupun sulit dibaca.
Selain kualitas berkas, identitas anak, informasi kedua orang tua, dan seluruh lampiran juga perlu diperiksa kembali sebelum permohonan dikirim. Ketika petugas meminta perbaikan, pemohon dapat memperbarui dokumen sesuai keterangan yang diberikan kemudian mengajukan kembali.
Akta Kelahiran Menjadi Dasar Administrasi Anak
Akta kelahiran berfungsi sebagai dasar pencatatan identitas seorang anak dan diperlukan dalam berbagai kebutuhan administrasi. Dokumen tersebut dapat digunakan untuk keperluan pendidikan, pengurusan identitas kependudukan, sampai pembuatan paspor.
Kehadiran layanan online memberikan pilihan yang lebih praktis karena dokumen dapat dikirim dari rumah. Khusus masyarakat Kota Medan, Sibisa menjadi salah satu jalur pengajuan yang tersedia, dengan biaya Rp12.000 yang hanya diperuntukkan bagi pengiriman dokumen fisik.